No presentar las cuentas de una sociedad inactiva es el error más caro que puede cometer un administrador. Muchos creen que, sin actividad, no hay nada que declarar. Sin embargo, la obligación de depositar cuentas en el Registro Mercantil no depende de que factures: depende de que la sociedad exista.
Además, las consecuencias no llegan de golpe. Primero es una multa. Después, el cierre de la hoja registral. Y si tampoco presentas el Impuesto sobre Sociedades, el desenlace puede ser la revocación del NIF. De hecho, en 2025 la Agencia Tributaria revocó el NIF a 43.897 sociedades. La mayoría estaban inactivas y abandonadas sin cerrar formalmente.
⏱ Dato clave: si depositas las cuentas antes de que se inicie el procedimiento sancionador, la multa se impone en su grado mínimo y reducida un 50%: 600 € en lugar de 1.200 € por ejercicio. Después, ya no.
En este artículo encontrarás
- Por qué una sociedad inactiva sigue obligada a presentar cuentas
- Cuánto es la multa del ICAC y cómo se calcula exactamente
- Qué implica el cierre de la hoja registral (y qué sí puedes seguir haciendo)
- Cuándo aparecen la baja en el Índice de Entidades y la revocación del NIF
- Hasta dónde llega la responsabilidad personal del administrador
- El plan de regularización paso a paso si llevas años sin depositar
Las cuentas de una sociedad inactiva también son obligatorias
Las cuentas de una sociedad inactiva siguen el mismo calendario que las de cualquier empresa en funcionamiento. Mientras la sociedad no esté disuelta, liquidada y con su hoja registral cancelada, el órgano de administración está obligado. Es decir, una SL sin ingresos formula, aprueba y deposita igual que una SL que factura millones.
A continuación, el calendario aplicable a un ejercicio que cierra el 31 de diciembre:
| Trámite | Plazo legal | Fecha límite |
|---|---|---|
| Formulación de cuentas | 3 meses desde el cierre del ejercicio | 31 de marzo |
| Modelo 200 (Impuesto sobre Sociedades) | 25 días naturales tras los 6 meses posteriores al cierre | 25 de julio |
| Aprobación en junta general | Primeros 6 meses del ejercicio siguiente | 30 de junio |
| Depósito en el Registro Mercantil | 1 mes desde la aprobación | 30 de julio |
Por suerte, las cuentas de una sociedad inactiva son cortas: balance y memoria abreviados, y una cuenta de pérdidas y ganancias prácticamente a cero. Aun así, tienen que existir, aprobarse en junta y depositarse. En cambio, no existe ningún régimen de «sociedad dormida» que suspenda estas obligaciones.
Consecuencia 1: la multa del ICAC
El artículo 283 de la Ley de Sociedades de Capital fija multas de 1.200 € a 60.000 € por cada ejercicio de retraso. Ese máximo llega a 300.000 € anuales si la cifra de negocios supera los 6 millones. Además, la sanción se impone a la sociedad: hoy la tramitan los registradores mercantiles, que proponen la resolución al ICAC.
El importe se calcula según la disposición adicional undécima del Real Decreto 2/2021:
- 0,5 por mil del total de partidas de activo, más el 0,5 por mil de la cifra de ventas de la última declaración tributaria aportada.
- Si no se aporta esa declaración, la sanción se fija en el 2% del capital social según los datos del Registro Mercantil.
- Si el cálculo por activo y ventas supera ese 2%, se aplica el 2% del capital reducido en un 10%.
Aquí está la parte contraintuitiva. En una sociedad sin actividad el activo es mínimo y las ventas son cero. Por eso la fórmula daría un importe ridículo: el 2% de un capital de 3.000 € son 60 €. Sin embargo, manda el mínimo legal de 1.200 €. Por tanto, quien no deposita las cuentas de una sociedad inactiva paga siempre ese mínimo por cada ejercicio.
| Situación | Sanción por ejercicio |
|---|---|
| Cuentas depositadas antes de iniciarse el expediente | 600 € (mínimo reducido al 50%) |
| Sociedad inactiva con expediente abierto | 1.200 € (mínimo legal) |
| Tres ejercicios sancionados (plazo de prescripción) | Hasta 3.600 € |
| Sociedad con cifra de negocios superior a 6 millones € | Hasta 300.000 € anuales |
Asimismo, las infracciones prescriben a los tres años. En consecuencia, un expediente puede alcanzar tres ejercicios seguidos: hasta 3.600 € por unas cuentas que estaban a cero. Si ya has recibido la carta, te interesa este artículo sobre qué hacer cuando llega el expediente sancionador del ICAC.
Consecuencia 2: el cierre de la hoja registral
Esta es, en el día a día, la consecuencia más incómoda. El artículo 282 de la Ley de Sociedades de Capital marca el punto de no retorno: transcurrido un año desde el cierre del ejercicio sin haber depositado, el Registro Mercantil deja de inscribir documentos de la sociedad. El bloqueo dura hasta que se regulariza el depósito.
Qué deja de poder inscribirse
- El nombramiento de un nuevo administrador o la renovación de un cargo caducado.
- El cambio de domicilio social o de objeto social.
- Cualquier ampliación o reducción de capital.
- Las operaciones societarias que un comprador o un banco exigirá ver limpias.
Qué sí se sigue inscribiendo pese al cierre
La ley deja fuera del cierre una lista tasada de actos: el cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales o liquidadores; la revocación o renuncia de poderes; la disolución de la sociedad y el nombramiento de liquidadores; y los asientos ordenados por la autoridad judicial o administrativa.
⚠️ Con la hoja cerrada puedes irte, pero poco más. El cierre no se levanta pagando la multa, sino depositando las cuentas pendientes. Y muchos administradores lo descubren justo cuando tienen encima una venta, una herencia o una operación con plazo. Te lo contamos en detalle en qué es el cierre registral y cómo evitarlo.
Consecuencia 3: baja en el Índice de Entidades y revocación del NIF
El incumplimiento contable rara vez viaja solo. Quien no deposita las cuentas de una sociedad inactiva tampoco suele presentar el Modelo 200. Por eso entra en juego la Agencia Tributaria, con dos herramientas mucho más severas que la multa del ICAC.
La primera es la baja provisional en el Índice de Entidades. Procede cuando la sociedad no presenta el Impuesto sobre Sociedades durante tres periodos impositivos consecutivos. Además, esa baja produce otra vez cierre registral.
La segunda es la revocación del NIF, que se publica en el BOE. Entre sus causas figuran no depositar cuentas durante cuatro ejercicios consecutivos, no presentar el Modelo 200 durante tres, o resultar ilocalizable en el domicilio fiscal. Sus efectos son inmediatos:
- La cuenta bancaria queda bloqueada: las entidades financieras no pueden admitir cargos ni abonos con un NIF revocado.
- No se pueden emitir facturas válidas ni obtener certificados de estar al corriente.
- Cierre registral absoluto: con el NIF revocado no se inscribe ni siquiera la renuncia de un apoderado. Ni las salidas.
Rehabilitar el NIF exige regularizar la situación y solicitarlo expresamente mediante el Modelo 036. Se puede hacer, pero es un proceso largo y la sociedad permanece paralizada mientras dura.
Consecuencia 4: la responsabilidad del administrador
La multa por no presentar las cuentas de una sociedad inactiva se impone a la sociedad, no al administrador. Sin embargo, la idea de que «como la sociedad no tiene nada, no pasa nada» es peligrosa por tres motivos.
El cargo sigue vivo. Mientras no se inscriba el cese, sigues siendo administrador a efectos registrales, con tus deberes de diligencia y lealtad. Por suerte, inscribir ese cese es una de las pocas cosas que todavía se pueden hacer con la hoja cerrada.
El cese de actividad es causa legal de disolución. Cuando la sociedad lleva más de un año sin desarrollar su objeto social, el administrador debe convocar junta para disolverla. Si no lo hace, puede responder solidariamente con su patrimonio personal de las deudas sociales posteriores. Una sociedad «solo inactiva» que arrastra deudas con proveedores, con la AEAT o con la Seguridad Social es exactamente ese escenario.
Y el daño reputacional es medible. La falta de depósito es pública: cualquier banco, comprador o contraparte que consulte el Registro Mercantil verá los ejercicios sin depositar. Si algún día piensas disolver la sociedad o venderla, ese historial pesa.
Cuánto cuesta mantener las cuentas de una sociedad inactiva al día
Puesto en números, el cálculo se explica solo. A continuación, el escenario típico de una sociedad con tres ejercicios sin depositar:
| Escenario | Qué implica | Coste |
|---|---|---|
| Mantenerla al día | Modelo 200, cuentas anuales y vigilancia de notificaciones AEAT, cada año | 299 €/año |
| Regularizar antes del expediente | Depósito de los ejercicios pendientes y sanción reducida al 50% | 189 €/ejercicio + 600 € de multa |
| Regularizar con expediente abierto | Sanción en el mínimo legal por cada ejercicio no prescrito | 1.200 € por ejercicio |
| No hacer nada | Multas acumuladas, hoja cerrada, baja en el Índice de Entidades y NIF revocado | Sociedad paralizada |
💡 Comparativa: mantener una sociedad inactiva al día cuesta 299 € al año. Una sola sanción del ICAC cuesta 1.200 €. Por tanto, la prevención sale cuatro veces más barata que el primer aviso — y eso sin contar el coste de reabrir la hoja registral.
Qué hacer si llevas años sin presentar las cuentas de tu sociedad inactiva
Si lees esto con dos, tres o cinco ejercicios pendientes, el orden importa. Este es el plan:
- Averigua exactamente dónde estás. Pide una nota simple del Registro Mercantil para ver el último ejercicio depositado y si la hoja está cerrada. Consulta además la lista de NIF revocados en la sede de la AEAT y revisa la Dirección Electrónica Habilitada por si hay notificaciones sin abrir.
- Reconstruye la contabilidad pendiente. En una sociedad inactiva suele ser sencillo: apertura, gastos de mantenimiento si los hubo y cierre. Aun así, tiene que existir y ser coherente entre ejercicios.
- Formula y aprueba los ejercicios atrasados. Se pueden aprobar varios ejercicios en la misma junta, cada uno con su acta y su certificación.
- Deposita todo, del más antiguo al más reciente. Depositar solo el último ejercicio no levanta el cierre registral.
- Presenta los Modelos 200 pendientes y, si procede, el Modelo 036 para rehabilitar el NIF o volver al Índice de Entidades.
- Decide qué haces con la sociedad. Con todo al día tienes tres caminos limpios: mantenerla en custodia, reactivarla o disolverla y liquidarla. Lo que no es una opción es dejarla como está.
Preguntas frecuentes sobre las cuentas de una sociedad inactiva
¿Hay que depositar cuentas si la sociedad no ha facturado nada?
Sí. La obligación depende de que la sociedad exista, no de que tenga ingresos. Solo desaparece cuando la sociedad se disuelve, se liquida y se cancela su hoja registral. Puedes ampliarlo en las obligaciones de una sociedad inactiva.
¿Puedo depositar varios ejercicios a la vez?
Sí, y es lo habitual al regularizar. Se formulan y aprueban los ejercicios pendientes y se depositan de forma ordenada, del más antiguo al más reciente. Además, es la única vía para levantar el cierre de la hoja registral.
¿Me pueden multar por ejercicios muy antiguos?
La infracción prescribe a los tres años, de modo que el expediente alcanza los tres últimos ejercicios. Ahora bien, eso limita la multa pero no el cierre registral, que se mantiene mientras queden cuentas sin depositar.
¿Cuánto cuesta presentar las cuentas de una sociedad inactiva?
En Inactivas.es el Plan Custodia cuesta 299 € al año e incluye el Modelo 200, las cuentas anuales y la vigilancia de notificaciones de la AEAT. Para ejercicios atrasados, el Plan Regulariza cuesta 189 € por ejercicio.
¿Y si prefiero cerrar la sociedad definitivamente?
La disolución y liquidación es una de las pocas operaciones que se siguen inscribiendo con la hoja cerrada por falta de depósito, así que es una salida viable. Con el NIF revocado, en cambio, primero hay que rehabilitarlo. Por eso, cuanto más se retrasa la decisión, más pasos previos hacen falta.
Conclusión: las cuentas de una sociedad inactiva son la factura más barata que vas a pagar
En resumen, no presentar las cuentas de una sociedad inactiva sale caro en cuatro frentes: multa desde 1.200 € por ejercicio, hoja registral cerrada, riesgo de perder el NIF y responsabilidad personal del administrador. Sin embargo, todo se evita con un trámite anual que cuesta menos que una sola sanción.
Por tanto, si tu sociedad lleva ejercicios sin depositar, el primer paso es depositar lo pendiente antes de que llegue el expediente. Nosotros nos encargamos del Modelo 200, de las cuentas anuales y de la vigilancia de notificaciones AEAT, para que no vuelvas a acordarte de esa sociedad cada julio. Ver el Plan Custodia desde 299 €/año.
¿Tu caso tiene particularidades — varios ejercicios pendientes, NIF revocado, administrador que ya no está? Llámanos al +34 682 13 51 66 o escríbenos a hola@inactivas.es.