El depósito de cuentas anuales en el Registro Mercantil es una obligación anual de toda sociedad, incluidas las inactivas. En esta guía tienes los plazos de 2026, los documentos necesarios y el paso a paso para depositarlas correctamente y evitar el cierre de la hoja registral.
Fechas clave (ejercicio 2025, cierre 31/12): formulación antes del 31 de marzo de 2026, aprobación en junta antes del 30 de junio de 2026 y depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil antes del 30 de julio de 2026.
Qué es el depósito de cuentas anuales
El depósito de cuentas anuales es el trámite por el que una sociedad presenta sus cuentas en el Registro Mercantil de su provincia para que queden inscritas y sean públicas. No basta con elaborarlas: la ley obliga a depositarlas cada ejercicio, exista o no actividad económica.
Una sociedad inactiva —que no factura pero sigue constituida— también está obligada. Presenta una versión simplificada (modelo abreviado o de pymes), pero el incumplimiento tiene las mismas consecuencias que para una sociedad activa.
Plazos del depósito de cuentas anuales 2026
El calendario se cuenta desde el cierre del ejercicio. Para el ejercicio natural (cierre el 31 de diciembre de 2025), estos son los tres hitos:
| Trámite | Plazo legal | Fecha límite 2026 |
|---|---|---|
| Formulación de las cuentas (administradores) | 3 meses desde el cierre | 31 de marzo de 2026 |
| Aprobación en junta general | 6 meses desde el cierre | 30 de junio de 2026 |
| Depósito en el Registro Mercantil | 1 mes desde la aprobación | 30 de julio de 2026 |
Ojo al cómputo: si la junta aprueba las cuentas antes del 30 de junio, el mes para depositar empieza a contar desde esa fecha real de aprobación, no desde el 30 de junio. Anota la fecha del acta para no pasarte de plazo.
Documentos necesarios para depositar las cuentas
El depósito de cuentas anuales de una sociedad inactiva incluye, como mínimo:
- Balance abreviado o de pymes.
- Cuenta de pérdidas y ganancias (P&G), normalmente a cero o con gastos mínimos.
- Memoria normalizada, indicando la situación de inactividad.
- Certificación del acuerdo de aprobación de la junta y de aplicación del resultado.
- Hoja de datos generales de identificación y, si procede, el documento de declaración de identificación del titular real.
Todo se firma con certificado electrónico y se presenta de forma telemática. Si quieres delegarlo, nuestro servicio de cuentas anuales para sociedades inactivas incluye la elaboración, la certificación y el depósito con los honorarios del Registro incluidos.
Cómo depositar las cuentas anuales paso a paso
- Cierre contable: se cierra el ejercicio y se preparan balance, P&G y memoria.
- Formulación: los administradores formulan y firman las cuentas antes del 31 de marzo.
- Aprobación: la junta general las aprueba antes del 30 de junio y decide la aplicación del resultado.
- Generación del depósito: se vuelca todo al formato del Registro (programa D2 o equivalente) y se genera la huella digital.
- Presentación telemática: se envía al Registro Mercantil con firma electrónica antes del 30 de julio.
- Calificación: el Registro revisa y, si es correcto, inscribe el depósito. Recibes la nota de calificación.
Qué pasa si no depositas las cuentas anuales
No presentar el depósito de cuentas anuales en plazo tiene dos consecuencias principales:
- Cierre de la hoja registral: transcurrido un año desde el cierre del ejercicio sin depositar, el Registro Mercantil cierra la hoja. A partir de ahí no puedes inscribir casi nada (cambios de administrador, poderes, etc.) hasta regularizar.
- Sanciones del ICAC: multas que van desde 1.200 € hasta 60.000 € según el tamaño de la sociedad, y hasta 300.000 € en sociedades de mayor dimensión.
¿Tienes ejercicios atrasados? Aún estás a tiempo de regularizar. Con el Plan Regulariza ponemos al día hasta varios ejercicios y reabrimos la hoja registral si procede.
Depósito de cuentas en una sociedad inactiva: claves
Aunque la sociedad no tenga movimiento, el depósito de cuentas anuales sigue siendo obligatorio cada año. Las diferencias frente a una sociedad activa son que las cuentas son más sencillas (balance y P&G prácticamente a cero) y que la memoria refleja la inactividad. Lo que no cambia es el plazo ni la sanción por incumplir.
Por eso, si vas a mantener la sociedad parada, lo más eficiente es externalizar la obligación. Si, por el contrario, no piensas volver a usarla, quizá te interese valorar disolver la sociedad en lugar de seguir depositando cada año.
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Preguntas frecuentes
¿Cuál es el plazo para el depósito de cuentas anuales en 2026?
Para el ejercicio cerrado el 31 de diciembre de 2025: formulación antes del 31 de marzo, aprobación en junta antes del 30 de junio y depósito en el Registro Mercantil dentro del mes siguiente a la aprobación, como máximo el 30 de julio de 2026. ¿Una sociedad inactiva tiene que depositar cuentas anuales?
Sí. Toda sociedad mercantil debe depositar sus cuentas cada año, aunque no tenga actividad. Presenta una versión abreviada o de pymes, pero la obligación y los plazos son los mismos. ¿Qué pasa si no deposito las cuentas anuales?
El Registro Mercantil cierra la hoja registral pasado un año sin depositar y el ICAC puede imponer sanciones de entre 1.200 € y 60.000 € (hasta 300.000 € en sociedades grandes). ¿Se pueden depositar cuentas de ejercicios atrasados?
Sí. Pueden depositarse cuentas de ejercicios anteriores fuera de plazo para regularizar la situación y reabrir la hoja registral, aunque la presentación fuera de plazo puede conllevar sanción. ¿Cuánto cuesta depositar las cuentas anuales de una sociedad inactiva?
Con Inactivas.es, desde 249 € al año con el Plan Básico, que incluye también el Modelo 200 y los honorarios del Registro Mercantil.
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